CHARTE DE

PROTECTION DES

DONNÉES (PRIVACY

POLICY)

1. Introduction

Le Cabinet vétérinaire VETALLIANCE accorde une importance essentielle à la protection de la vie privée de ses clients, de leurs animaux, et de toute personne interagissant avec son établissement. Nous nous engageons à traiter les données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), à la loi belge du 30 juillet 2018 et à la loi du 21 mars 2007 (loi Caméras) pour les zones équipées de vidéosurveillance. La présente charte a pour objectif de vous informer de manière claire et transparente sur les données que nous collectons, les finalités de nos traitements, vos droits et les mesures de sécurité mises en œuvre. 2. Responsable du traitement – Contact Le responsable du traitement est : Dénomination : VETALLIANCE SRL Siège social : Faubourg de Namur 31, 1400 Nivelles, Belgique Numéro d’entreprise (BCE) : BE 0747.972.740 Email de contact (vie privée) : jblaise.vet@gmail.com 3. Données collectées et bases légales 3.1. Données d’identification et de contact (Clients) : Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, et coordonnées bancaires. Base légale : Exécution du contrat de soins (Art. 6.1.b RGPD). 3.2. Données relatives à votre animal : Nom, espèce, race, sexe, âge, historique des soins, antécédents médicaux, prescriptions, traitements, imagerie médicale et résultats d’analyses. Base légale : Exécution du contrat de soins (Art. 6.1.b RGPD). 3.3. Données administratives, légales et financières : Informations nécessaires à l'enregistrement (DogID / CatID), facturation, historique des paiements et gestion des éventuels impayés. Bases légales : Obligation légale (Art. 6.1.c RGPD) et Intérêt légitime (Art. 6.1.f RGPD). 3.4. Données issues de nos partenaires (e-commerce) : Si vous utilisez les services de notre partenaire e-commerce (ex: Chronovet), ce dernier peut être amené à nous transmettre certaines de vos données de contact et d'historique de commandes pour assurer la continuité du suivi de la santé de votre animal. Base légale : Exécution du contrat et Intérêt légitime (Art. 6.1.b et 6.1.f RGPD). 3.5. Vidéosurveillance : Des caméras de sécurité filment l'intérieur et/ou les abords du cabinet. Des journaux (logs) d'accès aux images sont tenus. Base légale : Intérêt légitime pour la sécurité des biens et des personnes (Art. 6.1.f RGPD et Loi Caméras). 3.6. Données de navigation (Site internet) : Logs de connexion, adresses IP et cookies. Nous utilisons des cookies essentiels (nécessaires au fonctionnement du site) et, sous réserve de votre consentement, des cookies non essentiels (statistiques). Bases légales : Intérêt légitime pour la sécurité (Art. 6.1.f RGPD) et Consentement pour les cookies analytiques (Art. 6.1.a RGPD) 4. Finalités du traitement Nous traitons vos données pour les finalités suivantes : 1. La prestation de soins vétérinaires (gestion des rendez-vous, établissement du dossier médical de l’animal, diagnostics, rappels de vaccins). 2. La gestion administrative et financière (création de la fiche client, facturation, comptabilité). 3. La gestion des services externes (laboratoires d’analyses, prestations d’incinération, assurances partenaires). 4. La sécurité des locaux (vidéosurveillance) et de notre infrastructure informatique. 5. Destinataires des données Vos données sont traitées de manière confidentielle par nos vétérinaires, nos assistant(e)s et notre personnel administratif. Elles peuvent être communiquées aux tiers suivants uniquement lorsque cela est strictement nécessaire : Nos sous-traitants techniques et opérationnels : fournisseur du logiciel métier (Vetesys), hébergeurs informatiques (OVH, Infomaniak), prestataires de paiement en ligne (Mollie, Alma), comptable externe, secrétariat social. Nos partenaires de soins et de services : laboratoires d'analyses externes, prestataires d'incinération, registres d'identification animale (ID Chips, DogID), assurances partenaires (Assur O'poil), partenaire e-commerce (Chronovet). Les autorités légales : autorités vétérinaires, fiscales, Autorité de protection des données (APD), ou la police en cas d'incident. 6. Hébergement et Sécurité (Infrastructure IT) VETALLIANCE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles robustes (mots de passe, accès restreints, pare-feu, antivirus) pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte ou altération. Vos données sont hébergées sur des serveurs internes sécurisés du Cabinet et/ou auprès de prestataires Cloud rigoureusement sélectionnés. Les données sont principalement traitées au sein de l'Espace économique européen (EEE), notamment auprès d'OVH (France) et de notre prestataire de paiement Mollie (Pays-Bas). Certaines données peuvent être transférées vers la Suisse, dans le cadre de l'hébergement assuré par Infomaniak (Genève). La Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne (décision du 15 janvier 2024), garantissant un niveau de protection des données personnelles essentiellement équivalent à celui de l'Union européenne. Ce transfert ne nécessite dès lors pas de garanties supplémentaires au sens de l'article 46 du RGPD. Aucun transfert de données vers des pays ne bénéficiant pas d'une décision d'adéquation n'est effectué dans le cadre de nos activités, sauf évolution des services techniques qui vous serait communiquée par mise à jour de la présente charte. 7. Durée de conservation Nous ne conservons vos données que le temps nécessaire aux finalités poursuivies : Dossier animal / client : 10 ans après la dernière visite. Données comptables et de facturation : 7 à 10 ans (obligation légale). Rappels vétérinaires / vaccins : 5 ans. Vidéosurveillance : 30 jours (sauf si les images doivent être conservées comme preuve dans le cadre d'une enquête). Logs techniques du site internet : 6 mois 8. Vos droits Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants : Droit d’accès ; Droit de rectification ; Droit à l’effacement (sous réserve des obligations légales/contractuelles) ; Droit à la limitation du traitement ; Droit d’opposition (notamment au marketing direct) ; Droit à la portabilité (dans les conditions prévues par le RGPD) ; Pour exercer vos droits : jblaise.vet@gmail.com Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD) en Belgique. 9. Modification de la Charte Cette charte peut être modifiée pour s'adapter aux évolutions légales, technologiques ou internes. Toute modification substantielle vous sera communiquée via notre site internet : www.vetalliance.be. Dernière mise à jour: 07/06/2026.